Sous la supervision de la directrice mise en marché et cosmétiques, la personne titulaire du poste contribue dans les activités quotidiennes à l’atteinte des objectifs du département en assumant diverses responsabilités de nature administratives et opérationnelles en soutien aux directrices ainsi qu’à l’équipe de la mise en marché.
Principales tâches et responsabilités
- Coordonner et supporter les évènements annuels : colloque cosmétique, formations en dermo-cosmétique ainsi qu’aider le département à la préparation du congrès annuel via la transmission d’invitation aux fournisseurs, la préparation des présentations et du kiosque marques privées
- Rédiger des notes, manuels d’aide aux utilisateurs et communiqués destinés aux employés, fournisseurs et au réseau des pharmacies et maintenir à jour l’intranet
- Coordonner le contenu des capsules mensuelles pour les opérations de détail (rappels, suivis des échéanciers, révision et mise en page)
- Récolter et consolider l’information du rapport de performance des ventes périodiques
- Tenir à jour les différents indicateurs de gestion et divers rapports (rapport de performance circulaire et de marges, les rapports Nielson, etc.)
- Préparer et envoyer tous les documents pour le Booking aux fournisseurs
- Assister et supporter le département MEM pour les tâches de natures administratives;
- Rédiger et/ou réviser divers comptes-rendus, lettres, textes et présentations en français ainsi que coordonner au besoin la traduction pour les versions anglaises;
- Participer au suivi hebdomadaire des feuilles de temps du département et tenir à jour les tableaux de vacances, les congés et les journées de maladies du département;
- Gérer les contrats, produits, texte pour les photos circulaires avec l’équipe de la coordination de la circulaire
- Participer à la préparation du dossier des dépenses du département lors de la période budgétaire ainsi que d’effectuer le suivi périodique du budget
- Planifier l’arrivée des nouveaux employés de l’équipe et coordonner le processus d’accueil et d’intégration
- Planifier les rencontres et préparer les documents pour les programmes mon suivi de probation et mon bilan professionnel et mi-année
- Faire les présentations d’intégration du département de la mise en marché pour les nouveaux employés du siège social
- Coordonner toutes les demandes avec l’organisme vide ta sacoche
- Effectuer toutes autres tâches connexes reliées à la fonction
Exigences
- Détenir un DEC en bureautique ou une technique administrative
- Posséder 4 à 6 années d'expérience pertinente
- Maîtriser la suite MS Office
- Avoir une bonne connaissance de l’anglais à l’écrit
Qualités recherchées
- Capacité à gérer et à organiser son temps afin de respecter les échéanciers
- Capacité à s'occuper de différents projets simultanément
- Capacité à établir de bonnes relations interpersonnelles et faire preuve de discrétion
- Capacité à s'adapter au changement et faire preuve d'initiative et d'autonomie
- Faire preuve de disponibilité lors de certaines périodes durant l’année