Coordonnateur(trice) Dispatch – Opérations traiteur / Dispatch Coordinator – Catering Operations

Coordonnateur(trice) Dispatch – Opérations traiteur/ Dispatch Coordinator – Catering Operations
(English will follow)

À propos de YHU Terminal
YHU Terminal est un partenariat entre Porter Aviation Holdings et Macquarie Asset Management visant à développer et exploiter un nouveau terminal passagers à la fine pointe à MET – Aéroport Métropolitain de Montréal, à Saint-Hubert. L’exploitant privé du terminal offrira des installations modernes qui accueilleront éventuellement jusqu’à quatre millions de passagers par an. Chez Terminal YHU, nos valeurs guident toutes nos actions — de la promotion de l’innovation et du travail d’équipe à la livraison d’expériences passagers exceptionnelles. Nous bâtissons une culture où des individus passionnés peuvent évoluer, avoir un impact réel et contribuer à façonner l’avenir du transport aérien. Résumé du poste
Sous la direction du Chef de permanence Transport, le/la Coordonnateur(trice) Dispatch est responsable de la coordination quotidienne et de la supervision des activités de catering. Ce rôle assure la coordination en temps réel des vols, des chauffeurs, de la préparation de l’entrepôt, des fournitures de bord sécurisées, ainsi que la communication avec les partenaires aériens. En tant que point de contact central, le/la titulaire du poste est responsable de la planification des vols, du suivi opérationnel, de l’attribution des tâches, de l’exactitude de la documentation, de la fluidité des communications et de la résolution des problèmes durant les opérations quotidiennes. Le poste exige rigueur, vigilance opérationnelle et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément tout en maintenant la sécurité, la conformité et la performance à l’heure. Responsabilités principales
Coordination des vols et des opérations

• Diriger toutes les activités quotidiennes de transport, en assurant un service sécuritaire, efficace et conforme des aéronefs.
• Surveiller tous les vols programmés et s’assurer que les blocs opérationnels sont créés et mis à jour avec exactitude (heures, portes, remorquages, changements d’appareil).
• Maintenir une communication constante avec les centres d’opérations des compagnies aériennes (OCC), les équipages et les autres parties prenantes.
• Suivre l’avancement de chaque service de vol, assurer la ponctualité et escalader immédiatement toute irrégularité.
• Assurer le dispatch en temps opportun et le suivi des camions élévateurs desservant les aéronefs.
• Soutenir le Transport Duty Manager dans la prise de décisions opérationnelles en temps réel.

Sécurité, conformité et contrôle qualité

• Veiller au respect strict des politiques de sécurité de l’entreprise, des règlements de l’autorité aéroportuaire et des normes de Transports Canada.
•  Participer aux enquêtes d’incidents et assurer la documentation et les rapports requis.
• Assurer le respect des règles de sécurité sur l’aire de trafic, du port des EPI et des politiques d’utilisation des véhicules.
•  Promouvoir une culture proactive axée sur la sécurité par un leadership visible et le renforcement des formations.
• Vérifier avant le départ les températures, la mise en place de glace carbonique et l’intégrité de la chaîne du froid jusqu’à la livraison à l’aéronef.
•  Confirmer que tous les aéronefs sont servis uniquement avec des équipements catering contrôlés, approuvés et documentés.

Communication opérationnelle

• Maintenir une communication continue par radio/téléphone avec tous les chauffeurs et vérifier qu’ils sont :
  • affectés au bon vol,
  • dans les délais prévus,
  • de retour à la base rapidement après la mission.
•  Communiquer en temps réel aux compagnies aériennes tout enjeu opérationnel (retards, manques, problèmes d’équipement, préoccupations de sécurité).
• Assurer la coordination entre les équipes Entrepôt, Cuisine et Transport.
• Animer des briefings avant quart de travail avec le personnel opérationnel présent.

Administration et rapports

• Maintenir des registres précis des services catering, rapports d’incidents et dossiers opérationnels.
• Collaborer avec les autres départements afin de résoudre les problèmes de service et améliorer les processus.
• Signaler aux gestionnaires tout manque de personnel ou écart de planification.
• Effectuer toute autre tâche opérationnelle assignée par le Gestionnaire des opérations.

Leadership et encadrement

• S’assurer que les chauffeurs prennent leurs pauses et que les périodes creuses sont utilisées efficacement (nettoyage des camions, préchargement, tâches d’entrepôt).
• Veiller au respect des politiques YHU concernant l’uniforme, la présentation, les EPI et la conduite professionnelle.

  Qualifications et compétences

• Minimum de 1 à 3 ans d’expérience en dispatch, coordination, contrôle opérationnel ou planification administrative.
• Expérience en aviation, catering ou logistique considérée comme un atout.
• Excellentes aptitudes en leadership, communication et motivation d’équipe.
• Casier judiciaire vierge et capacité d’obtenir une cote de sécurité de Transports Canada.
• Excellente communication écrite et orale en français; l’anglais est un atout.
• Permis de conduire valide et certification AVOP (D/A) (ou volonté de l’obtenir).
• Personne organisée, adaptable et capable de performer sous pression dans un environnement exigeant.
• Maîtrise de MS Office (Excel, Word), Outlook et Google Drive.
• Disponibilité pour travailler sur des quarts variés (jour, soir, nuit, fins de semaine, jours fériés).
• Âge minimum : 18 ans
• Autorisation légale de travailler au Canada

Conditions de travail

• Travail à l’extérieur et dans des conditions météorologiques variables.
• Horaire flexible incluant soirs, nuits et fins de semaine en période de pointe.
• Peut nécessiter le levage d’équipement et des interventions lors d’incidents sur site.

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About YHU Terminal 
YHU Terminal is a partnership between Porter Aviation Holdings and Macquarie Asset Management to develop and operate a new state-of-the-art passenger terminal at MET - Montreal Metropolitan Airport in Saint-Hubert. The private Terminal operator offers modern facilities that will eventually welcome up to four million passengers a year. At YHU Terminal, our values drive everything we do—from fostering innovation and teamwork to delivering outstanding passenger experiences. We’re building a culture where passionate individuals can grow, make a real impact, and help shape the future of air travel.

Position Summary
Under the direction of the Transport Duty Manager, the Dispatch Coordinator is responsible for the daily coordination and supervision of catering activities. This role ensures the real-time coordination of flights, drivers, warehouse readiness, secure in-flight supplies, and communication with airline partners. As the central point of contact, the Dispatch Coordinator is responsible for flight planning, operational monitoring, task assignment, documentation accuracy, communication flow, and troubleshooting during daily catering operations. The position requires precision, situational awareness, and the ability to manage multiple moving parts while maintaining safety, compliance, and on-time performance.

Key Responsibilities
Flight & Operations Coordination

• Lead all daily transport activities, ensuring safe, efficient, and compliant servicing of aircraft.
• Monitor all scheduled flights and ensure accurate operational blocks are created and updated (times, gates, tow moves, aircraft changes).
• Maintain constant communication with airline operations centres, OCC, crew members, and other stakeholders.
• Track the progress of each flight service, ensuring on-time performance and immediate escalation of irregularities.
• Ensure timely dispatch and follow-up of all high-lift trucks servicing aircraft.
• Support Transport Duty Manager with real-time operational decisions.
• Enforce compliance with company safety policies, airport authority regulations, and Transport Canada standards.
• Participate in incident investigations and ensure timely reporting and documentation.
• Ensure strict adherence to ramp safety rules, PPE requirements, and vehicle operation policies.
• Promote a proactive safety-first culture through visible leadership and training reinforcement.
• Verify pre-dispatch temperatures, dry ice placement, and cold chain integrity until delivery to aircraft.
• Confirm all aircraft are serviced only with screened, approved, and documented catering assets.
• Maintain continuous radio/phone communication with all drivers and verify they are:
  • on the correct flight,
  • on schedule,
  • returning to base promptly after completion.
• Communicate operational issues in real time to airlines (delays, shortages, equipment problems, safety concerns).
• Ensure proper communication flow between Warehouse, Kitchen, and Transport teams.
• Conduct pre-shift huddles with all operational staff on duty.

Administrative & Reporting

• Maintain accurate Catering service logs, incident reports, and operational records.
• Collaborate with other departments to resolve service issues and improve processes.
• Report manpower shortages or scheduling deviations to management.
• Carry out other operational duties as assigned by the Operations Manager.

People Leadership & Training

• Ensure drivers receive breaks and downtime is used productively (cleaning trucks, pre-loading, warehouse tasks).
• Ensure team adherence to YHU policies on uniform, grooming, PPE, and conduct.

Qualifications & Competencies

• Minimum 1-3 years in dispatching, coordination, operations control, or administrative planning roles.
• Experience in aviation, catering, or logistics is considered an asset.
• Strong leadership skills with the ability to communicate effectively and motivate teams.
• Clear criminal background & ability to obtain Transport Canada security clearance.
• Excellent written and verbal communication in; French/ English is an asset.
• Valid Driver’s License and AVOP (D/A) certification (or willingness to obtain).
• Organized, adaptable, and able to perform under pressure in a time-sensitive environment.
• Strong proficiency in MS Office (Excel, Word), Outlook, Google Drive.Flexible and available to work varied shifts (day, evening, night, weekends, holidays) as required.
• Must be at least 18 years of age
• Must be legally entitled to work in Canada

Working Conditions:

• Work in outdoor environments and variable weather conditions.
• Flexible schedule, including nights and weekends during peak operations.
• May involve lifting equipment and responding to on-site incidents.